5 tips: maak moeilijke gesprekken op de werkvloer gemakkelijker

30 april 2024 Bijscholingen en specialisaties

Conflicten op de werkvloer komen in elk bedrijf voor. Maar hoe los je ze op? Simpel: door te praten. Want zulke gesprekken worden alleen maar moeilijker als je ze uitstelt of uit de weg gaat. Met deze tips pak je lastige onderwerpen aan op een constructieve manier. 

1. Bereid een moeilijk gesprek voor

Wat is de kern van het conflict of de exacte stoorzender? Zulke vragen zorgen voor duidelijkheid en focus. Bepaal welke kwesties je wil bespreken. Verzamel informatie en wees concreet. Zondigt iemand tegen deadlines of afspraken? Neem de planning erbij of staaf dit met voorbeelden. Zo verval je niet in algemeenheden.

2. Luister en ga niet meteen in de verdediging

Verdediging de beste aanval? Misschien in het voetbal, maar in een gesprek kies je beter de meest vreedzame weg. Je antwoord beginnen met Ja, maar wijst erop dat je iets wil weerleggen. Je hoeft niet met alles akkoord te gaan, maar zorg er wel voor dat je gesprekspartner zich gehoord voelt. Kiest iemand resoluut voor de aanval? Koel af en keer terug naar start: bereid het gesprek beter voor. Je voorbereiden betekent ook je emoties even aan de kant schuiven.

3. Gebruik een ik-boodschap

Ikke, ikke en de rest kan stikken? Liever niet, maar met zo’n houding heb je alvast aandacht voor je eigen woorden. Je ergernis uiten met een ik-boodschap komt minder aanvallend over

  • Ik vind dat je slordig bent.
  • Ik heb de indruk dat je dit anders moet aanpakken.

Zo loop je ook niet in de valkuil om steeds te benadrukken wat de ander (verkeerd) doet. Wil je toch de tegenpartij erbij betrekken? Breek het gesprek dan open met constructieve vragen zoals: 

  • Waar denk jij dat het fout loopt? 
  • Hoe zou jij dit aanpakken?  
  • Wat vind je van dit voorstel?
“Communicatie bestaat uit veel facetten. Er kan dus ook veel foutlopen. Om onze pijnpunten beter te begrijpen, overlegde de nxtpro-trainer met het management en de team leaders. Dat loont, want hierdoor was er tijdens de opleiding ook aandacht voor onze persoonlijke noden en gevoeligheden.”
Lore Wostyn
HR Officer bij Rital Belgium

4.Verplaats je in de ander

Je ooit al afgevraagd waaraan je collega zich precies ergert? Misschien hebben jullie andere verwachtingen en ga je ervan uit dat jullie neuzen in dezelfde richting staan. Op een veronderstelling kan je niet bouwen. Zoek uit wat elkaars verwachtingen zijn vooraleer je op zoek gaat naar een compromis. Daar horen moeilijke gesprekken nu eenmaal bij. Als twee partijen botsten, drijft de oplossing niet spontaan naar boven.  

5. Vergroot de situatie niet uit

Let altijd op je woorden, dan kan het nooit misgaan. 

Zoiets hoor je onze docent niet snel zeggen als het gaat over moeilijke gesprekken. Woorden als ‘nooit’ en ‘altijd’ pakken zelden goed uit en zijn olie op het vuur. Bovendien leg je hierdoor de klemtoon op details die er in deze fase minder toe doen. Het gaat niet over hoe vaak iemand te laat is, maar vooral over hoe jullie dit probleem gaan oplossen. 

Persoonlijk leertraject

Onze tips zijn niet zaligmakend, maar wel handig om op terug te vallen tijdens een gesprek.

Worstel je met specifieke problemen in je organisatie op het vlak van HR of soft skills

We luisteren graag naar jouw verhaal en bezorgen je een vrijblijvend voorstel op maat.